INFORMATIVA SULLA PRIVACY

2. Il responsabile deve assicurarsi di aver ottenuto il consenso dell'interessato per il trattamento delle informazioni, ad eccezione delle situazioni esenti.

Il consenso dell'interessato è un requisito per il trattamento dei dati personali o sensibili. La validità del consenso è subordinata al rispetto di tutti i requisiti di legge. Raise Global SA tratta i dati relativi al personale per motivi legittimi, il che spesso non richiede il consenso; tuttavia, laddove il consenso sia necessario per adempiere a una legge o a un regolamento, questo viene ottenuto dall'interessato.

3. La parte responsabile deve garantire che le informazioni ottenute dagli interessati siano per scopi commerciali legittimi.

Le informazioni ottenute dai dati dell'interessato devono avere finalità commerciali legittime, quindi non devono andare oltre lo scopo per cui sono state ottenute. Raise Global SA deve valutare se l'attività legittima tiene conto di tutte le possibili esigenze di trattamento dei dati, comprese le possibili violazioni. Le informazioni ottenute per scopi commerciali legittimi variano a seconda del tipo di soggetto interessato, ad esempio dipendenti, appaltatori, fornitori, soci accomandanti ecc. Se Raise Global SA dovesse richiedere informazioni per scopi statistici, questo sarebbe un requisito secondario rispetto allo scopo legittimo e deve essere allineato a tale scopo.

4. La parte responsabile deve garantire che le informazioni ottenute dai dipendenti siano per scopi aziendali legittimi.

Le informazioni ottenute dai dipendenti devono avere finalità aziendali legittime. In questo caso, si tratta di informazioni relative alle risorse umane e alla gestione del personale in relazione al contratto di lavoro. Di norma, quindi, le informazioni da ottenere sono la data di nascita, il numero di identificazione, la storia lavorativa precedente, le qualifiche, il sesso, la disabilità (ai fini dell'equità occupazionale e dell'analisi dei bisogni), i dati di contatto dei membri della famiglia o di un amico per le emergenze, le informazioni relative ai familiari più stretti per valutare i requisiti per il congedo compassionevole, la responsabilità familiare e le iniziative di equilibrio tra lavoro e lavoro.

Le informazioni saranno regolate in base allo scopo per cui sono richieste, ad esempio, per l'esecuzione o la risoluzione di un contratto di lavoro, l'assunzione, la retribuzione e i benefici, la pensione, le informazioni sulla sicurezza sociale, i viaggi e le spese, la valutazione delle prestazioni, la comunicazione con i dipendenti, la gestione dell'attività, come la gestione delle finanze, la programmazione del lavoro e delle responsabilità, l'implementazione dei controlli, la salute, la sicurezza e l'incolumità dei dipendenti, la conduzione di indagini, la difesa di richieste di risarcimento o di controversie per la conformità legale o normativa. L'elenco non è esaustivo e possono verificarsi altri casi in cui è necessario fornire informazioni ai dipendenti, che saranno affrontati nel rispetto dei limiti legali.

5. La parte responsabile deve garantire che le informazioni ottenute dai suoi associati d'affari siano per scopi commerciali legittimi.

Le informazioni ottenute dai partner commerciali variano a seconda della natura dell'attività, dell'esposizione al rischio posta dal rapporto e della durata del rapporto stesso. Le informazioni possono riguardare la gestione delle relazioni, lo sviluppo e l'esecuzione di strategie, la gestione delle attività, le scissioni e le fusioni, per facilitare le acquisizioni e le cessioni, per informare le revisioni interne e le indagini, per l'implementazione dei controlli o per i rapporti di gestione. Le informazioni richieste possono essere, tra l'altro, dati finanziari, conti di gestione, documenti di registrazione della società, informazioni sugli amministratori e sugli azionisti, contratti garantiti o legittimamente attesi, registro dei conflitti di interesse.

6. La parte responsabile deve assicurarsi che le informazioni ottenute dai fornitori o dagli appaltatori abbiano finalità commerciali legittime.

Le informazioni sensibili relative ai dati personali di fornitori o appaltatori possono essere trattate solo per motivi specifici, entro i limiti delle leggi e dei regolamenti applicabili. Nei casi in cui la richiesta di informazioni sensibili non rientri nell'elenco delle esigenze legittime, ma sia richiesta da una clausola o da una normativa specifica, è necessario ottenere l'approvazione preventiva dell'OI e dell'ufficio legale per garantire l'allineamento delle finalità e gestire eventuali violazioni o controversie.

7. Il responsabile si assicura che le informazioni ottenute siano pertinenti e accurate per lo scopo per cui sono richieste.

Le informazioni ottenute devono essere rilevanti per lo scopo per cui sono richieste. L'OI, con l'assistenza del personale, deve accertarsi dell'accuratezza delle informazioni utilizzando fonti pubbliche per verificare la veridicità delle informazioni o altre fonti assegnate dall'organizzazione. La mancata verifica dell'accuratezza delle informazioni può rappresentare un rischio per l'organizzazione sia dal punto di vista finanziario che della reputazione. I dati personali imprecisi o ridondanti devono essere cancellati senza indugio per soddisfare i requisiti di pertinenza e accuratezza. Le richieste di aggiornamento dei dati personali da parte degli interessati devono essere soddisfatte senza indugio e non devono essere eccessive rispetto allo scopo aziendale. I documenti devono essere conservati e smaltiti in linea con le leggi applicabili, ad esempio, smaltiti correttamente entro cinque anni dalla cessazione di un rapporto commerciale. Devono essere seguiti i processi di smaltimento utilizzati dall'organizzazione.

8. Il responsabile assicura che le informazioni ottenute devono essere utilizzate per lo scopo per cui sono state raccolte.

Raise Global SA ha il dovere di implementare meccanismi per regolare l'accesso ai dati personali da parte del personale e di garantire che il personale che ha accesso alle informazioni le utilizzi solo per lo scopo previsto. Gli interessati devono essere adeguatamente informati sul trattamento dei loro dati. La spiegazione deve essere semplice, chiara, trasparente e concisa per evitare qualsiasi ambiguità. La trasparenza sull'uso previsto dei dati personali è fondamentale per la protezione delle informazioni personali. Raise Global SA deve essere in grado di valutare l'impatto del trattamento dei dati personali, il grado di necessità e se le informazioni raccolte sono proporzionate all'uso previsto. Devono essere implementati processi e controlli per gestire i rischi associati alla raccolta e all'uso eccessivo dei dati personali.

9. Il responsabile deve garantire che le informazioni siano sicure e protette da eventuali violazioni.

L'organizzazione deve implementare processi per proteggere le informazioni raccolte da uso improprio, accesso non autorizzato o divulgazione accidentale o di altro tipo, perdita o distruzione, inaccessibilità o acquisizione illegale da parte di terzi. Uso di password, crittografia, codici di accesso. Raise Global SA è responsabile della custodia delle informazioni personali, comprese quelle che possono essere elaborate da terzi incaricati da Raise Global SA, ad esempio assicurazioni sanitarie, fondi pensione, società di noleggio veicoli. Le informazioni condivise con terzi devono essere adeguate allo scopo previsto e Raise Global SA rimane responsabile di qualsiasi violazione nei processi di condivisione o raccolta delle informazioni. Raise Global SA non è responsabile per le violazioni derivanti dalla condivisione di informazioni con terzi, come ad esempio un ente governativo, o richieste in adempimento di un obbligo legale. Quando le informazioni vengono condivise a livello internazionale, negli accordi devono essere incluse clausole contrattuali appropriate che salvaguardino le informazioni personali.

10. La parte responsabile deve garantire l'esistenza di processi adeguati per la segnalazione di eventuali violazioni.

Il personale deve segnalare immediatamente e tempestivamente qualsiasi violazione delle informazioni personali per gestire i rischi associati, come il danno alla reputazione, e per gestire i rapporti commerciali. Il personale deve segnalare le violazioni internamente e non a terzi. Una violazione può riguardare l'elaborazione illegale di informazioni personali o il codice di condotta emanato dall'Information Regulator. L'Information Regulator può di volta in volta fornire un codice di condotta per gestire il trattamento delle informazioni. Qualsiasi violazione dei processi interni di Raise Global SA relativi alle informazioni personali è soggetta al codice di condotta e costituisce una violazione diretta del codice in vigore in quel momento. Tutte le autorità competenti devono essere informate immediatamente di qualsiasi violazione, effettiva o sospetta. Le violazioni possono essere commesse da Raise Global SA o da terzi. Le violazioni dei dati personali possono far scattare alcuni diritti degli interessati. Gli interessati hanno il diritto individuale di controllare l'uso dei propri dati personali, di accedere ai propri dati, di richiederne la cancellazione o di revocare il consenso all'uso dei dati. Raise Global SA deve rispettare tali decisioni e facilitare il processo di accesso, limitazione o revoca entro i termini previsti dalla legge. Il personale deve essere messo a conoscenza dei diritti degli interessati, in modo da assistere adeguatamente il processo.

11. La parte responsabile garantisce l'esistenza di un processo di reclamo per segnalare eventuali violazioni delle informazioni.

Raise Global SA dispone di un processo di reclamo per gli interessati. Il processo è allineato ai requisiti legislativi. Gli interessati hanno il diritto di presentare un reclamo qualora ritengano che il loro diritto alla riservatezza sia stato violato. La violazione può verificarsi durante il processo di ottenimento, archiviazione, elaborazione o condivisione delle informazioni personali. Raise Global SA prende tutti i reclami molto seriamente e i reclami saranno affrontati tempestivamente attraverso i canali appropriati entro i termini previsti dalla legge.